La digitalización junto con el auge del teletrabajo hace necesario que tanto las empresas como las personas que las conforman se adapten a una nueva normalidad. La mejora manera, es siendo flexibles a los cambios y a las nuevas aplicaciones para trabajar que se van incorporando en la gestión laboral del día a día.
Pero, hoy concretamente me gustaría hablar sobre qué lugar ocupa en este proceso de digitalización el departamento de Recursos Humanos. Es indiscutible que este departamento debe de evolucionar al mismo ritmo que lo hace la organización, por lo que es conveniente adoptar herramientas digitales que permitan llevar a cabo una gestión más eficiente. Como resultado esto ayudará a optimizar la productividad, permitiendo a los empleados destinar más tiempo a tareas que realmente aporten valor a la compañía.
¿Qué procesos se pueden digitalizar desde el departamento de Recursos Humanos?
Gracias a la digitalización en la gestión de RRHH las empresas son más productivas y competitivas en el mercado, por lo que es interesante apostar por este cambio. Pero, ¿cómo se lleva a cabo este proceso de digitalización con éxito?
El primer paso es identificar las metas y las prioridades de la digitalización. Tener claro el propósito de este cambio en el departamento y los beneficios que queremos conseguir gracias a su implantación.
Una vez establecidos los objetivos debemos tener claras las características funcionales que necesitamos para digitalizar los diferentes procesos que nuestra empresa requiere.
Y finalmente, tras decidir cómo se va a realizar y qué solución digital es la que nos va a ayudar a transformar nuestra empresa hacia una más digital. Debemos asegurarnos de que el personal participe y esté capacitado para realizar un buen uso de la tecnología a implantar. Para ello actualizaremos sus habilidades digitales y les formaremos en el uso de la nueva herramienta.
Elementos de RR.HH. que podemos digitalizar
El objetivo es contar con un software que se adapte y cubra las necesidades de nuestra empresa. Proporcionar una solución que facilite todos estos procesos imprescindibles para el departamento de Recursos Humanos. Como el control de fichajes, la gestión de vacaciones, la gestión de partes de trabajo o la comunicación interna de nuestra empresa, entre otros.
- Registro de jornada laboral: Tras la nueva normativa es obligatorio que todos los trabajadores de una empresa registren, al menos, el inicio y el final de su jornada laboral. No se especifica si debe de hacerse analógica o digitalmente, pero sin duda la segunda opción es la que más beneficios va a reportar a la compañía. Además, de por el cumplimiento normativo para la empresa digitalizar este proceso permitirá controlar los horarios en tiempo real de manera muy sencilla y rápida.
- Solicitud de vacaciones y permisos de ausencia: La clave para digitalizar este proceso es contar con un sistema de gestión único. Olvídate de post-it, correos electrónicos, etc. y controla las vacaciones y ausencias de los empleados en una misma plataforma. Esto ayudará a la hora de establecer tareas y proyectos, evitando malentendidos y solapamientos entre los empleados.
- Gestión de nóminas: Elaborar las nóminas de manera eficiente, asegurándose de que todos reciben la remuneración adecuada en el momento establecido y evitando así posibles errores de gestión.
- Contratos: Digitalizar los contratos laborales facilita y fomenta una buena gestión interna de los documentos, agilizando los tramites legales y la gestión de los contratos.
- Informes de gastos: Permite recopilar los gastos de la organización con mayor facilidad y se conservan en el historial, los datos importantes no se traspapelan y se conservan de forma segura.
- Evaluación del desempeño: Simplificar este trabajo al utilizar diferentes alternativas de evaluación permite al departamento personalizar y segmentar los resultados de cada trabajador.
- Certificados de cursos de formación: Gracias a la tecnología se puede almacenar los cursos de formación digitalmente, accediendo a documentos de consulta o formación sin inconvenientes, ahorrando tiempo y espacio.
- Comunicación interna: El departamento de RR. HH. Difunde información y datos a todos los departamentos y personal de la empresa. Por este motivo, la digitalización ayuda a que la comunicación interna fluya de forma sencilla, natural y rápida.
- Procesos de selección: tener una visión global de posibles nuevas incorporaciones a la plantilla de nuestra empresa nos permite establecer mejor las prioridades y necesidades para conseguir el talento que se esta buscando.
¿Qué ventajas obtengo utilizando aplicaciones en el trabajo?
Contar con una aplicación en el trabajo que ayuden a la automatización y rentabilidad es el objetivo de cualquier empresa en estos momentos. Si bien es cierto, que en el mercado podemos encontrar infinitas aplicaciones que nos faciliten el día a día en la empresa tenemos que saber seleccionar las más adecuadas para nuestro modelo de negocio. Estas herramientas pueden ser de gestión interna, de organización o más centradas en departamentos como son Recursos Humanos o finanzas.
Las aplicaciones centradas en el departamento de Recursos Humanos nos pueden aportar múltiples beneficios. El primero de ellos es el ahorro de tiempo y de costes en cuanto a la gestión de tareas administrativas. Junto con el ahorro de espacio físico al pasarlo a una aplicación o solución digital concreta y dejar de emplear papeles y archivadores.
Como consecuencia de este ahorro, evitamos posibles fraudes internos o perdidas de documentos importantes, al tener mejor controlada la ubicación de la documentación y de manera más segura. Automatizando también los procesos y priorizando otras labores.
La ventaja general de todos estos beneficios es el aumento de la productividad y la reducción de la carga laboral en la empresa. Disponer de más tiempo de calidad por parte de los empleados pueden centrarse en llevar la empresa y su servicio a otro nivel en el mercado.
¿Qué aplicación puede ayudarte a registrar en tiempo real las tareas diarias? ¡Sigue leyendo para no perderte nada!
Qontic, portal del empleado
Como hemos podido comprobar, contar con aplicaciones para trabajar en el departamento de Recursos Humanos es imprescindible hoy en día y nos aporta muchas ventajas. Hoy vamos a descubrir una nueva herramienta que tienes que conocer, una aplicación para trabajar en equipo en RR.HH. Pero, ¿en qué consiste?
¡QONTIC es una app excelente que se adapta a las necesidades de tu organización! Una de sus funcionalidades es el control horario y fichajes que permite tener un registro de la jornada laboral con validez legal al cumplir toda la normativa. ¿Quieres reducir la carga administrativa? También es un software de vacaciones y ausencias sencillo e intuitivo que puedes configurar y personalizar dependiendo de tu organización.
Registra los partes de trabajo a tiempo real, facilitando la creación, el cumplimiento y la redacción de partes de trabajo por parte de los empleados en cualquier dispositivo móvil o lugar donde se encuentre el trabajador. Asimismo, esta solución digital cuenta con otra funcionalidad imprescindible, la comunicación interna. Conecta a todas y cada una de las personas de tu empresa con una única app. Habla, escucha y crece de la mano de tu equipo aumentando el sentimiento de pertenencia de grupo.
¿Aún tienes alguna duda? Visita nuestra web y descubre todas las funcionalidades de Qontic. Nuestra solución para trabajar el control horario y fichaje, vacaciones, ausencias, partes de trabajo y comunicación interna. Si tu empresa todavía no cuenta con una solución digital, llámanos al 919 917 009 o déjanos tus datos y nosotros te llamaremos.
