Dependiendo del tamaño de la organización y de los proyectos o tareas que se ejecutan, la gestión y el registro pueden verse obstaculizados por el registro del trabajo. Por eso, tener un sistema de partes de trabajo facilita a los empleados y a los responsables de proyecto un mayor control y conocimiento del trabajo realizado y de cómo va el proceso.
En este artículo podrás conocer en profundidad que son los partes de trabajo, que partes son imprescindibles y cómo realizar el parte de trabajo perfecto. Ten en cuenta que digitalizar y llevar un control de los partes de trabajo permitirá a tu empresa aumentar su eficiencia y dedicar tiempo de calidad a otras tareas más importantes en la organización.
Qué es un parte de trabajo
Los partes de trabajo son documentos en los que los trabajadores registran y describen el servicio realizado en una empresa. Estos documentos son muy importantes para controlar y supervisar las tareas y el tiempo invertido en cada trabajo o proyecto por cada empleado.
Los partes de trabajo establecen un sistema de información que ayuda a mejorar la productividad de los equipos, al hacer la función de diario. Donde se pueden anotar y registrar las actividades diarias que se realizan en una empresa mientras se clasifican de manera personalizada dependiendo de las necesidades de la organización.
Estos partes de trabajo, a parte de ser un recordatorio y un registro para el empleado que realiza la tarea concreta, también pueden servir de apoyo para otros trabajadores que necesiten alguna consulta en un momento dado. Además, para los supervisores o los jefes de proyectos también les resulta de gran utilidad. Les permite informarse de la etapa del proyecto y actualizar los calendarios o las tareas futuras en función de lo realizado hasta el momento.
Por otra parte, es cierto que muchos trabajadores no rellenan los partes de trabajo, ya sea por falta de tiempo, interés o necesidad. Pero estos partes son muy importantes para incrementar la eficiencia de la empresa y crecer mientras se tiene un control frecuente de las actividades que se realizan en la organización.
Cómo elaborar el parte de trabajo perfecto
Los partes de trabajo pueden personalizarse y tener diferentes apartados en función de las intervenciones que hay que realizar, de la empresa, del proyecto, del cliente, etc. A continuación, enumero parte de la información obligatoria que deben recoger estos partes:
- Proyecto o tarea realizada.
- Cliente al que va dirigido.
- Trabajador.
- El día de la realización del trabajo.
- El tiempo invertido en horas.
- Descripción de las tareas.
- Anotaciones o conclusiones para consultar.
Generalmente, los partes de trabajo en una empresa se rellenaban en formato físico, en papel, o en Excel si lo hacen de manera digital. Poco a poco las empresas están empezando a digitalizar sus procesos de gestión a otro nivel y modificar el método en el que se registran los partes.
Beneficios de mejorar el proceso de los partes
Digitalizar los partes de trabajo aporta múltiples beneficios y es imprescindible para ahorrar tiempo, recursos y agilizar los procesos en la empresa.
Además de evitar perder tiempo, también aumenta la seguridad, la organización y la posibilidad de cometer menos errores.
Asimismo, la nueva regulación de horarios de personal establece en el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo y el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores la obligatoriedad de registrar las horas realizadas por los trabajadores en la empresa. Por lo que, si tu organización emplea partes de trabajo, estos hay que conservarlos legalmente durante mínimo cuatro años. La manera más sencilla y controlada es hacerlo digitalmente.
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Cómo responsable de equipo o de Recursos Humanos, podrás filtrar y controlar la información que necesites y programar alertas de partes de trabajo si algún día no se registran partes o si el tiempo registrado es inferior a la jornada laboral establecida para ese día.
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